【二度手間を避ける】部下へ的確に作業内容を伝える２つの方法【元トヨタエンジニア】

メガロです。

トヨタ時代に学んだ方法について書いていきます。

今回は、仕事内容の伝え方についてです。

以上の悩みの解決を目指します。

結論からいうと、とってもシンプルな方法ですが

たったこれだけです。

それぞれ詳しくみていきます。

メモ用紙に書きながら説明する

書きながら説明しましょう

口頭で指示した場合、部下が言われた内容をシンプルに聞き取れていなかったり、聞いた内容をド忘れたりします。

または、こちらの意図とは異なる解釈をしてしまったりします。

書いて説明することのおまけの効能もあります。

それは書いて説明していることで視覚的に自分自身の間違いにも気づけるというメリットです。

実際、僕も部下へ仕事の説明をしている最中に「あれ？なんかおかしいぞ？」と気づく場面が多々ありました。

書いたメモ用紙を手渡す

書いたメモ用紙を部下に渡してしまいましょう

ここが意外と重要です。

もちろん、必ず部下がミスをする訳ではないです。

ですが口頭での指示だとメモ有りと比べて確率は高いです。

というのも、人間の記憶はとてもあいまいなものだからです。

作業している間に伝えられた内容を忘れてしまったりします。

実際、あなたもそういった経験があるかと思います。

渡されたメモ用紙を見返すことで、部下は指示された場面やその作業内容を明確に思い出し、目で見て確認することができます。

とはいえ、「 書く時間がもったいない 」だったり、「紙に書くのが面倒くさい」という意見もあると思います。

ですが、指示を何度もやり直したり、部下の仕事を再度手伝ったりすることのほうがもっとメンドくさいし、時間がかかります。

あとがき

いかがでしたか。

やることはとってもシンプルで、

たったこれだけです。

メガロの経験上、これをすることで部下への説明の効率は格段に向上しました。

ぜひ活用ください。

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